Datenschutzerklärung

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

II. Kontaktdaten der Datenschutz­beauftragten

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies sind z. B. Angaben wie der Vor- und Nachname, die Anschrift, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer wie auch in der Regel die IP-Adresse.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktions­fähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Sorgeberechtigten empfehlen wir, auf die Internetaktivitäten ihrer Minderjährigen zu achten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungs­vorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutz­grundverordnung (DSGVO) als Rechts­grundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechts­grundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungs­vorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Universität Mannheim unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechts­grundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechts­grundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Universität Mannheim oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechts­grundlage für die Verarbeitung. Grundsätzlich verfolgen wir das Ziel, Datenschutz­grundsätze wie etwa Datenminimierung umzusetzen und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten während Ihres Besuchs unserer Webseiten auf das erforderliche Maß zu beschränken.

Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertrags­abschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computer­system des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
 • Die IP-Adresse des Nutzers
 • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Die Logfiles enthalten IP-Adressen oder sonstige Daten, die eine Zuordnung zu einem Nutzer ermöglichen. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn der Link zur Website, von der der Nutzer auf die Internetseite gelangt, oder der Link zur Website, zu der der Nutzer wechselt, personenbezogene Daten enthält. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung
Rechts­grundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktions­fähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informations­technischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchs­möglichkeit.

V. Verwendung von Cookies

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computer­system des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebs­system des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzer­freundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
 • Zufällig erzeugter Sitzungs­schlüssel der Website
 • Ggf. Log-In-Informationen
Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:
 • Formulare
 • Benutzer-Login
Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

VI. Datenschutz bei Dienstreisen

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Daten zu Dienstreisen werden verwaltet, um zustehende Erstattungen errechnen und auszahlen zu können so wie den Versicherungsschutz während der Dienstreise sicherstellen zu können. Für die Universität Mannheim ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für die Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten und Belege zu Dienstreisen insbesondere aus folgenden:
 • §257 HGB
 • §147 Abs. 3 i. V. m AO
 • §147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO
 • §41 Abs. 1 Satz 9 EstG
 • §86 Abs. 5 LBG
 • § 3 Abs. 4 LRKG

Empfänger der personenbezogenen Daten
Empfänger der in den Unterlagen zu Dienstreisen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personal- und Budgetverantwortlichen, sowie die Sachbearbeitung für die Bearbeitung der Anträge und Abrechnungen.

Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten/Bewerbungs­unterlagen werden nach Zehn Jahre gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Für den Fall, dass es im Anschluss an das Bewerbungs­verfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs­verhältnis, Praktikum oder sonstigen Dienst­verhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt.

Betroffenenrechte
Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO) bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. In Baden-Württemberg ist dies der Landes­beauftragte für Datenschutz und Informations­freiheit Baden-Württemberg (LfDI).

Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Antrags- und Abrechnungsverfahren erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Unterlagen kann die Nicht-Bearbeitung zur Folge haben.